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Kostenlose Rechnungsvorlagen für Microsoft Word

Gratis Rechnungsvorlagen für Microsoft Word als .docx-Dateien. Öffne eine Vorlage, füg deine Daten ein und verschick die Rechnung als PDF. Sollen Beträge automatisch berechnet werden, verwende Excel.

Nach Format

Dieselben Designs in einem anderen Format. Wähle, was zu deiner Arbeitsweise passt.

Warum eine Word-Rechnungsvorlage?

Word ist die naheliegende Wahl, wenn du Microsoft Office schon nutzt. Jede Vorlage hier ist eine .docx-Datei mit bearbeitbaren Tabellen und Platz für dein Logo. Du änderst nur den Text, das Layout steht schon. Sie funktioniert in Word für Mac und Windows, Microsoft 365 und kostenlosen Alternativen wie LibreOffice.

  • Direkter Download

    Ohne Registrierung und ohne E-Mail-Adresse. Ein Klick, und die .docx-Datei wird heruntergeladen.

  • Bearbeitbare Tabellen

    Füge in der Positionstabelle Zeilen hinzu oder lösch sie, ohne dass das Layout verrutscht.

  • A4 oder US Letter

    Zehn Designs sind auf A4 eingestellt, „Two Tables“ und „Vibrant Base“ auf US Letter. Sie nutzen Arial, Times New Roman oder Courier New, das Layout bleibt also in jedem Programm gleich.

  • Logo einfügen

    Über Einfügen > Bilder wählst du deine Logo-Datei und passt die Größe an den Ecken an.

  • Als PDF speichern

    Unter Windows und auf dem Mac: Datei > Speichern unter, dann PDF als Dateiformat wählen.

Was in jeder Vorlage steckt

  • Deine Daten und die deines Kunden

    Firmenname, Anschrift und Kontaktdaten beider Seiten.

  • Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit

    Eine fortlaufende Nummer, das Rechnungsdatum und ein Zahlungsziel, etwa 14 oder 30 Tage.

  • Positionen

    Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Betrag je Position.

  • Zwischensumme, Rabatt, Steuer und Gesamtbetrag

    In den Excel- und Google-Sheets-Versionen automatisch berechnet, in Word und Google Docs von Hand.

  • Bankverbindung und Zahlungsbedingungen

    IBAN und BIC, akzeptierte Zahlungsarten und Zahlungsziel.

  • Notizen und optionale Felder

    Bestellnummer, Projektname, eigene Hinweise oder ein kurzes Dankeschön.

So nutzt du die Rechnungsvorlage in Microsoft Word

  1. Die .docx-Vorlage herunterladen

    Klick auf einer Vorlagenkarte oben auf „Word herunterladen“. Öffne die .docx-Datei in Microsoft Word, LibreOffice, Apple Pages oder Google Docs.

  2. Firmendaten und Logo einfügen

    Ersetze oben Firmenname, Adresse und Kontaktdaten aus den Beispieldaten. Über Einfügen > Bilder setzt du dein Logo an die Stelle des Beispiel-Logos.

  3. Kunde und Positionen eintragen

    Trag Name und Anschrift deines Kunden, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und das Leistungsdatum ein. In der Positionstabelle füllst du je Zeile Beschreibung, Menge und Einzelpreis aus. Word rechnet die Tabelle nicht für dich, also rechne die Beträge selbst aus oder nimm die Excel-Version desselben Designs.

  4. Steuer, Summen und Zahlungsziel eintragen

    Trag Zwischensumme, Umsatzsteuersatz und -betrag und den Gesamtbetrag ein. Als Kleinunternehmer schreibst du statt der Steuer den Hinweis auf die Steuerbefreiung. Ergänze das Zahlungsziel, etwa 14 oder 30 Tage, und deine Bankverbindung.

  5. Als PDF speichern und verschicken

    Unter Windows: Datei > Speichern unter, dann PDF bei „Dateityp“ wählen. Auf dem Mac: Datei > Speichern unter, dann PDF bei „Dateiformat“ wählen. Schick das PDF an deinen Kunden und behalte die .docx-Datei für spätere Änderungen.

Lass Claude oder ChatGPT die Vorlage ausfüllen

Der kostenlose Rechnungs-Skill füllt jedes dieser 12 Designs nach deiner Beschreibung aus. Er fragt nach den Pflichtangaben, etwa Leistungsdatum und USt-IdNr., und macht aus dem PDF auf Wunsch eine ZUGFeRD-E-Rechnung.

Zum Rechnungs-SkillE-Rechnung prüfen

Word oder Google Docs für Rechnungen

Word und Google Docs erstellen beide eine bearbeitbare Rechnung im Dokument-Stil. Sie unterscheiden sich darin, wo die Datei liegt und wie du damit arbeitest.

MerkmalWordDocs
Wo die Datei liegtAls .docx-Datei auf deinem GerätIn deinem Google Drive
Offline nutzbarJaMit Drive-Offline-Modus
Echtzeit-ZusammenarbeitEingeschränkt (OneDrive nötig)Eingebaut, kostenlos
KostenMicrosoft Office nötigKostenlos mit Google-Konto
Dateiformat.docxGoogle Doc, Export als .docx oder PDF
Am besten fürWer allein in Office arbeitetTeams, die schon mit Drive arbeiten

Häufige Fragen

Gibt es in Microsoft Word eine Rechnungsvorlage?

Die Vorlagengalerie von Word hat ein paar allgemeine Rechnungsvorlagen. Die kostenlosen Vorlagen oben gibt es in 12 Designs als .docx-Datei. Sie öffnen in jeder aktuellen Word-Version, auch in Microsoft 365 und Word für Mac, und in LibreOffice. Kostenloser Download, ohne Registrierung.

Wie erstelle ich eine Rechnung in Microsoft Word?

Lade oben eine Word-Rechnungsvorlage herunter, öffne die .docx-Datei und ersetze die Beispieldaten durch deine Firmen- und Kundendaten. Trag die Positionen ein, rechne Zwischensumme und Steuer aus (oder nimm die passende Excel-Vorlage, die das für dich übernimmt), speichere die Rechnung als PDF und häng sie an eine E-Mail.

Wie füge ich mein Logo in eine Word-Rechnung ein?

Klick im Kopf auf das Beispiel-Logo und lösch es. Wähle dann Einfügen > Bilder und deine Logo-Datei. An den Ecken passt du die Größe an.

Wie speichere ich eine Word-Rechnung als PDF?

Unter Windows und auf dem Mac: Datei > Speichern unter, dann PDF als Dateiformat wählen. So bekommst du eine PDF-Datei zum Anhängen. Ein PDF lässt sich nicht versehentlich ändern, die Summen kommen also so an, wie du sie verschickt hast.

Kann Word die Rechnungssummen automatisch berechnen?

Nicht zuverlässig. Word hat einfache Tabellenformeln, die sich aber nicht von selbst aktualisieren und beim Einfügen von Zeilen leicht kaputtgehen. Sollen Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag beim Tippen neu berechnet werden, lade die Excel-Version derselben Vorlage herunter. Gleiches Design, mit Formeln.

Wie trage ich die Umsatzsteuer in eine Word-Rechnung ein?

Nutze die Steuerzeile unter der Zwischensumme. Multipliziere die Zwischensumme mit deinem Steuersatz, etwa 20 % oder 19 %, trag das Ergebnis als Steuerbetrag ein und addiere es zur Zwischensumme. Als Kleinunternehmer oder bei Reverse Charge schreibst du statt der Steuer den passenden Hinweis auf die Rechnung. Für eine automatische Berechnung nimm die passende Excel-Vorlage.

Kann ich die .docx-Vorlagen auf dem Mac oder in LibreOffice öffnen?

Ja. Jede Vorlage ist eine normale .docx-Datei. Sie öffnet in Word für Mac, Microsoft 365, LibreOffice, Apple Pages und Google Docs (lade die Datei dafür in Google Drive hoch). Die Vorlagen nutzen Arial, Times New Roman oder Courier New. Programme ohne diese Schriften nehmen eine Ersatzschrift mit gleichen Zeichenbreiten, das Layout bleibt also gleich.

Was, wenn ich dieselben Kunden regelmäßig abrechne?

Speichere die ausgefüllte .docx-Datei als Basis und kopiere sie jeden Monat. Aktualisiere Datum und Rechnungsnummer und ändere die Positionen. Für die Rechnungen, die du bekommst, gibt es Billpal: Es holt Rechnungen und Belege aus Gmail, Office 365, iCloud oder IMAP, nimmt Fotos von Papierbelegen per WhatsApp an und exportiert alles für DATEV, BMD oder deine Buchhaltungssoftware.

Rechnungen für die Buchhaltung einsammeln.

Billpal holt Rechnungen und Belege dort ab, wo sie schon ankommen, und macht daraus strukturierte, kontierte Daten für deine Buchhaltung.

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