Rechnungsvorlage oder eigene Datei
Du bekommst eine Rechnung, die du selbst verschickst. Der Skill sendet nichts. Wähle eines der 12 Designs aus der Billpal-Vorlagengalerie, häng deine eigene Word- oder Excel-Datei an oder lass den Skill ohne Vorlage selbst ein PDF gestalten.
Deine eigene Datei behält Layout und Spalten. In einer Excel-Datei bleiben Beträge und Summen Formeln, damit die Zahlen auch dann stimmen, wenn du später eine Zeile änderst.
Pflichtangaben auf einer Rechnung in der EU
Bevor er die Datei schreibt, sammelt der Skill alles, was die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie und das Umsatzsteuergesetz deines Landes verlangen, etwa § 11 UStG in Österreich oder § 14 UStG in Deutschland:
- Fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum oder -zeitraum
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Deine USt-IdNr. oder, wenn du keine hast, deine nationale Steuernummer
- Die USt-IdNr. des Kunden bei Reverse Charge, innergemeinschaftlichen Lieferungen und wo das nationale Recht sie verlangt
- Menge und Bezeichnung jeder Position
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuer je Satz oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung, dann der Bruttobetrag
Fehlt etwas, fragt der Skill nach. Er erfindet nie eine USt-IdNr., eine IBAN, einen Steuersatz oder eine Rechnungsnummer.
Außerhalb der EU schreibt der Skill die Angaben, die du für dein Land nennst, und behauptet nicht, dass die Rechnung einem bestimmten Gesetz entspricht.
Umsatzsteuer, Reverse Charge oder Kleinunternehmerregelung
Der Skill fragt, welcher Fall gilt: normale Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung (keine USt auf deinen Rechnungen, weil dein Umsatz unter der Grenze liegt), Reverse Charge (dein Geschäftskunde in der EU schuldet die USt) oder innergemeinschaftliche Lieferung. Außerdem fragt er nach Sprache (Deutsch oder Englisch), Zahlen- und Datumsformat und Währung.
Wenn du zustimmst, merkt er sich deine Firmendaten für die nächste Rechnung. Bevor er deine Bankdaten speichert, fragt er gesondert nach. Ist die Erinnerungsfunktion deines Assistenten aus, bekommst du die Daten als kurzen Text, den du beim nächsten Mal einfügst.
E-Rechnung als ZUGFeRD oder Factur-X
Die Rechnung ist auch ohne sie vollständig. Ist dein Kunde ein Unternehmen in Deutschland oder fragst du nach ZUGFeRD, Factur-X oder einer E-Rechnung, bietet der Skill sie an: ein PDF, das wie deine Rechnung aussieht und die Rechnungsdaten als EN-16931-XML enthält. Dein Kunde liest das PDF, seine Buchhaltungssoftware das XML.
Das XML schreibt ein Python-Skript, nicht das Sprachmodell. Danach prüft die kostenlose E-Rechnungs-Prüfung von Billpal es gegen die Regeln von EN 16931. Schlägt eine Regel fehl, siehst du ihre Nummer und den Grund. Der Skill korrigiert die Angaben und erstellt die Datei neu. Läuft die Prüfung nicht, sagt der Skill dir das und gibt die Datei nicht als geprüft aus.
Das funktioniert für Rechnungsaussteller in der EU mit normaler Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung, Reverse Charge oder innergemeinschaftlicher Lieferung. XRechnung, E-Rechnungs-Gutschriften und Rechnungen mit Rabatt schreibt der Skill nicht.
Prüfung auf Beispieldaten aus der Vorlage
Die Billpal-Vorlagen sind mit Beispieldaten gefüllt. Vor der Übergabe gleicht der Skill deine Rechnung mit einer Liste aller Beispielnamen, USt-IdNrn., IBANs und Rechnungsnummern aus den Vorlagen ab. Findet er noch einen Eintrag, ersetzt er ihn und prüft erneut.
Kunden- und Rechnungsdaten aus Billpal
Ist Billpal verbunden, übernimmt der Skill die Kundenadresse aus deinen Kontakten und deinen Firmennamen, deine USt-IdNr. und deine Website aus deinen Belegen. Er zeigt dir deine letzten Ausgangsrechnungen, damit du die nächste Nummer wählst.
Jeden Wert bestätigst du vorher. Deine Adresse und dein Logo gibst du weiterhin selbst an.