Auftragsverarbeitungsvertrag

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ("AVV") gilt zwischen Billpal e.U. (Roman Leeb) ("Billpal", "Auftragsverarbeiter") und [Name des Kunden] ("Kunde", "Verantwortlicher"). Er ist Teil der Billpal-AGB (https://billpal.io/de/terms) und gilt für personenbezogene Daten, die Billpal im Auftrag des Kunden bei der Erbringung des Dienstes verarbeitet.

Gültig ab: 10. September 2026. Vorlage zuletzt geändert: 10. September 2026.

Dieser AVV gilt über die AGB, sobald du den Dienst nutzt. Das PDF ist eine Kopie für deine Unterlagen. Die Daten von Billpal sind vorausgefüllt.

1. Parteien

Auftragsverarbeiter: Billpal e.U. (Roman Leeb), Erdberger Lände 36/90, 1030 Wien, Österreich, UID ATU79798417. Kontakt: support@billpal.io.

Kunde: [Name des Kunden]. Unterzeichnet für den Kunden von [Name des Unterzeichners], [Funktion].

2. Rollen

Der Kunde ist Verantwortlicher der personenbezogenen Daten in seinen Billpal-Workspaces (Belege, Postfach-Erfassungen, WhatsApp-Medien, Portal-Sitzungen, Kontakte und zugehörige Datensätze), oder selbst Auftragsverarbeiter für einen dahinterstehenden Verantwortlichen (z. B. ein Steuerberater mit Mandantenakten). Billpal ist Auftragsverarbeiter dieser Daten, oder Unterauftragsverarbeiter, wenn der Kunde selbst Auftragsverarbeiter ist.

Billpal ist Verantwortlicher für Konto, Abrechnung, Produkt-Mails, Sicherheitslogs und Besuche auf billpal.io. Diese Verarbeitung als Verantwortlicher steht in der Datenschutzerklärung und liegt außerhalb dieses AVV.

Ist der Kunde Auftragsverarbeiter für eigene Mandanten, sichert er zu, dass er Billpal anweisen darf und dass diese Mandanten (die Verantwortlichen) die Verarbeitung erlaubt haben. Billpal darf sich darauf verlassen, dass die Weisungen des Kunden die des dahinterstehenden Verantwortlichen wiedergeben.

3. Gegenstand

Gegenstand: Hosting und Verarbeitung von Workspace-Daten, damit Billpal Belege erfassen, extrahieren, kontieren, speichern, gemeinsam bearbeiten und exportieren kann.

Dauer: solange der Kunde den Dienst nutzt und bis zur Löschung oder Rückgabe wie unten.

Art und Zweck: Erfassung aus E-Mail, WhatsApp, Portalen und Upload; KI-Zulassung und Extraktion; Kontierung; Kontakte; Regeln; Export; Support auf Anfrage des Kunden.

Arten personenbezogener Daten: Namen, Kontaktdaten, Steuer-IDs, Adressen, Inhalt von Rechnungen und Quittungen, E-Mail-Inhalt den wir holen, um Belege zu finden, WhatsApp-Nummern und Nachrichten, Portal-Session-Cookies und ähnliche Geschäftsunterlagen, die der Kunde speichert.

Betroffene: Mitarbeitende des Kunden, Lieferanten und Kunden des Kunden, und (soweit zutreffend) Mandanten des Kunden und deren Gegenparteien.

4. Weisungen

Billpal verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisungen des Kunden: die AGB, die Datenschutzerklärung, dieser AVV und die Einstellungen, die der Kunde im Dienst setzt (inkl. verbundener Postfächer, WhatsApp, Portale, Einladungen und Löschung).

Billpal sagt dem Kunden Bescheid, wenn eine Weisung gegen die DSGVO verstößt, außer das Recht verbietet diese Mitteilung.

5. Vertraulichkeit

Billpal stellt sicher, dass Personen, die zur Verarbeitung befugt sind, zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

6. Sicherheit

Billpal setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen um, inkl. TLS unterwegs, Verschlüsselung in Ruhe, AES-256 für sensible Tokens, zeilenweise Zugriffskontrollen, Rate-Limits und Bot-Schutz. IMAP-Postfach-Passwörter liegen auf dem E-Mail-Host von Billpal in Deutschland. Portal-Passwörter speichern wir nicht; Session-Cookies hält der Portal-Anbieter. Details stehen in der Datenschutzerklärung.

7. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde erlaubt Billpal, die in der Datenschutzerklärung (https://billpal.io/de/privacy) im Abschnitt "Unterauftragsverarbeiter" genannten Unterauftragsverarbeiter zu nutzen, inkl. deren Datenschutz- und AVV-Links. Diese Liste ist die aktuelle Liste.

Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung, Unterauftragsverarbeiter hinzuzufügen oder zu ersetzen. Billpal aktualisiert die Liste in der Datenschutzerklärung, wenn sich ein Unterauftragsverarbeiter ändert, der Workspace-Daten verarbeitet. Der Kunde kann aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen per Mail an support@billpal.io widersprechen. Einigen sich die Parteien nicht, kann der Kunde die betroffene Funktion einstellen oder den Dienst kündigen.

Billpal legt Unterauftragsverarbeitern Datenschutzpflichten auf, die nicht hinter diesem AVV zurückbleiben, soweit sie für deren Arbeit gelten.

8. Internationale Übermittlungen

Einige Unterauftragsverarbeiter sitzen außerhalb des EWR. Billpal stützt sich auf deren AVV, Standardvertragsklauseln, das EU-US Data Privacy Framework soweit der Anbieter teilnimmt, oder eine gleichwertige Garantie, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben.

9. Unterstützung

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt Billpal den Kunden mit angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen bei Betroffenenanfragen und bei Pflichten zu Sicherheit, Meldepflichten und Datenschutz-Folgenabschätzungen, soweit möglich. Einstellungen, Export und Löschung im Dienst sind die erste Linie. Weitere Hilfe über support@billpal.io.

10. Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten

Billpal benachrichtigt den Kunden unverzüglich, nachdem Billpal von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unter diesem AVV Kenntnis erlangt hat, und liefert die Informationen, die der Kunde vernünftigerweise braucht, um Art. 33 und 34 DSGVO zu erfüllen.

11. Löschung und Rückgabe

Während des Dienstes kann der Kunde Belege und Kontakte exportieren und Belege, Verbindungen und Workspaces löschen, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben.

Löscht der Kunde ein Konto, wählt er Übertragen oder Löschen für jeden Workspace, den er besitzt. Übertragen gibt den Workspace an ein anderes Mitglied. Löschen entfernt die Daten dieses Workspace. E-Mail- und Portalzugang wird widerrufen. Private Zugangsdaten werden nie übertragen.

Abrechnungsunterlagen bleiben so lange, wie österreichisches Steuerrecht es verlangt (bis 7 Jahre). Stripe ist das Steuerarchiv für Rechnungen und Abrechnungen. Nach Löschung eines Billpal-Kontos behält Billpal einen minimalen Nachweis, dass das Konto existierte, und löscht ihn, wenn dieses Fenster endet.

12. Prüfungen

Billpal stellt Informationen bereit, die vernünftigerweise nötig sind, um die Einhaltung dieses AVV zu zeigen. Vor-Ort-Prüfungen sind auf das Nötige beschränkt, mit angemessener Frist, höchstens einmal im Jahr, außer eine zuständige Behörde oder eine dokumentierte Verletzung verlangt mehr. Der Kunde kann einen qualifizierten unabhängigen Prüfer einsetzen, der der Vertraulichkeit unterliegt. Billpal kann einen Prüfer ablehnen, der Wettbewerber ist. Der Kunde trägt die eigenen Prüfkosten.

13. Zusicherungen des Kunden

Der Kunde sichert zu, dass er eine Rechtsgrundlage hat, die Daten zu erheben und Billpal anzuweisen, inkl. einer Grundlage für personenbezogene Daten von Mandanten, Lieferanten oder Mitarbeitenden. Der Kunde weist Billpal nicht an, Daten so zu verarbeiten, dass Datenschutzrecht verletzt wird.

Der Kunde ist verantwortlich, nur E-Mail-Konten, WhatsApp-Nummern und Lieferanten-Seiten zu verbinden, zu denen er berechtigt ist, und für deren Bedingungen.

14. Haftung

Die Haftung unter diesem AVV folgt der Haftungsbeschränkung in den AGB, außer Haftung, die nach geltendem Datenschutzrecht nicht beschränkt werden kann.

15. Anwendbares Recht

Dieser AVV unterliegt österreichischem Recht. Die Gerichte in Wien, Österreich, haben die ausschließliche Zuständigkeit, unbeschadet zwingender Verbraucherschutzvorschriften, soweit sie gelten.

16. Unterschriften

Für Billpal: Roman Leeb, Inhaber. Unterzeichnet durch Bereitstellung dieses AVV zum Download.

Für den Kunden: [Name des Unterzeichners], [Funktion], im Namen von [Name des Kunden]. Unterzeichnet durch Erzeugen dieses PDFs am 10. September 2026.