Billpal | Datenschutzerklärung

Willkommen bei Billpal 👋

Billpal e.U. ("wir") betreibt https://billpal.io (der "Dienst"). Alle Firmendaten stehen im Impressum. Diese Erklärung sagt, welche Daten wir erheben, warum, mit wem wir sie teilen, und welche Rechte du hast.

Der AVV gilt, wenn du den Dienst nutzt. Er ist Teil der AGB. Auf der Seite kannst du ein PDF für deine Unterlagen erzeugen.

1. Wer verantwortlich ist

Deine Workspace-Daten. Rechnungen, Quittungen, Postfach-Erfassungen, WhatsApp-Medien, Portal-Sitzungen, Kontakte und ähnliche Datensätze in einem Workspace werden auf deine Weisung verarbeitet. Du (oder, wenn du als Steuerberater Mandantendaten in Billpal legst, dein Mandant) bist Verantwortlicher. Billpal ist Auftragsverarbeiter. Der AVV ist der Verarbeitungsvertrag.

Nutzt du Billpal für deine eigene Firma, bist du Verantwortlicher. Bist du Steuerberater oder ähnlich und liegen Mandantenbelege in deinen Workspaces, sicherst du zu, dass du uns die Verarbeitung anweisen darfst. Deine Mandanten bleiben Verantwortliche ihrer Dateien, außer ihr habt etwas anderes vereinbart.

Unsere eigenen Daten. Für Login, Abrechnung, Produkt-Mails, Sicherheit und Besuche auf billpal.io ist Billpal Verantwortlicher.

2. Was wir erheben

Kontodaten: Name, E-Mail, Sprache, Profilfoto und die Firmendaten, die du für einen Workspace eingibst (Name, UID, Domain, Aliasse, Logo, Kontenrahmen).
Workspace-Mitglieder: E-Mails und Rollen der Leute, die du einlädst.
Belege: Rechnungen, Quittungen, Gutschriften, Mahnungen und andere Dateien, die du hochlädst, die wir aus E-Mail oder einem Portal importieren, oder die du per WhatsApp schickst. Wir speichern die Datei und die extrahierten Felder (Beträge, Daten, Positionen, Steuer, Lieferanten- und Kundendaten, Zahlungsreferenzen).
Kontakte: Lieferanten und Kunden, inkl. Namen, UIDs, Adressen und ähnlicher Felder aus Belegen oder Importen (inkl. DATEV-CSV).
E-Mail: wir sind kein Mail-Client. Unser E-Mail-Server in Deutschland synchronisiert eine Kopie eines verbundenen Postfachs, bis du trennst. Wir suchen nach Rechnungen und Quittungen. Wir lesen eine Nachricht, wenn wir klären müssen, ob es ein Beleg ist, oder um eine Rechnung zu speichern, die als Webseite ankam. Die App behält die importierte Datei plus IDs, damit derselbe Beleg nicht zweimal reinkommt. Gmail und Microsoft nutzen OAuth nur zum Lesen. IMAP-Passwörter liegen auf diesem E-Mail-Host in Deutschland, damit der Sync laufen kann. Weitergeleitete Nachrichten kommen weiter bei docs.billpal.io an; Cloudflare E-Mail-Weiterleitung sieht diese Nachrichten.
WhatsApp: Wenn du WhatsApp verbindest, speichern wir deine Nummer, aktuelle Nachrichten für den Agent-Kontext, Dateien, die du schickst, und nur das Transkript von Sprachnotizen in unserer Datenbank (nicht das Audio). WhatsApp bei Billpal ist Belegerfassung plus Produkt-FAQ. Es schaut nicht in deine Rechnungen oder Kontodaten.
Portale: Du fügst eine Lieferanten-URL ein und meldest dich einmal in einem Browser auf unserem Portal-Server in Deutschland an. Wir speichern dein Passwort nicht. Die Session-Cookies bleiben auf diesem Server, damit später PDFs geladen werden können. Der Agent sieht die Seiten, die er braucht, um Rechnungen zu finden. Beleg-Downloads werden als Bildschirmvideo aufgezeichnet, damit du dir die Wiedergabe ansehen kannst. Die Anmeldung wird nicht aufgezeichnet.
Support: Tickets und Anhänge, die du uns schickst.
Zahlungsdaten: Abos laufen über Stripe. Wir sehen und speichern deine volle Kartennummer nicht.
Technische Daten: gehashte IP für Rate-Limits und Sicherheit, Browser- und Geräteinfos, und Cloudflare Turnstile bei Registrierung, Login und Passwort vergessen.

3. Wofür wir sie nutzen

Den Dienst liefern: erfassen, extrahieren, kontieren, Kontakte, Regeln, Export, Zusammenarbeit im Workspace.
Entscheiden, ob ein Beleg eingeht oder ausgeht, anhand der Firmenidentität im Workspace.
Abos und Rechnungen verarbeiten, die wir an dich stellen.
Transaktionsmails (Bestätigung, Abrechnung, Sicherheit, Support).
Produkt-Updates zu Billpal. Trial-Konten kommen auf diese Liste. Abmelden geht in diesen Mails.
Fehler beheben, den Betrieb halten und Missbrauch stoppen.
Sicherheit halten (Rate-Limits, Bot-Checks, Missbrauch).

Die Nutzung von Informationen aus Google-Workspace-APIs entspricht der Google User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Vorgaben.

4. KI-Verarbeitung

Belegdateien und zugehöriger Capture-Inhalt (E-Mail, WhatsApp, Portal-Seiten und die öffentliche Startseite eines Lieferanten) gehen an bezahlte KI-APIs, damit wir Belege erkennen, Felder extrahieren, kontieren, eine kurze Lieferantenbeschreibung schreiben, Portale fahren oder eine Produktfrage beantworten.

Belege, E-Mail, WhatsApp, Kontierung, Lieferantenbeschreibungen und Produkt-FAQ laufen auf Google Gemini über Vertex AI in der EU. Google kann einen Prompt, den seine Sicherheitssysteme markieren, bis zu 90 Tage zur Missbrauchsprüfung behalten, gespeichert in der EU. Siehe das Google Cloud Data Processing Addendum.
Portal-Capture läuft auf OpenAI in den USA, Scaleway in Frankreich und Google in der EU. Für die Übermittlung in die USA stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework.

Ergebnisse sind Vorschläge. Du kannst sie prüfen und überschreiben. Mail, die kein Beleg ist, können wir überspringen.

Wir trainieren Billpal-Modelle nicht mit deinen Belegen. Google, OpenAI und Scaleway trainieren laut ihren bezahlten Bedingungen nicht mit diesen API-Daten. Anbieter können Daten kurz behalten, um Missbrauch zu erkennen.

5. Workspace-Auftragsverarbeiter

Wir verkaufen deine Daten nicht. Die Anbieter unten verarbeiten Workspace-Daten auf unsere Weisung, wenn du diese Funktionen nutzt. Links gehen zur Datenschutzerklärung und, wo veröffentlicht, zum AVV. Der AVV gilt nur für diese Liste, nicht für Billpals eigene Anbieter im nächsten Abschnitt.

Wir mailen Kontoinhabern mindestens 14 Tage, bevor wir einen Workspace-Auftragsverarbeiter hinzufügen oder ersetzen. Widerspruch an support@billpal.io. Einigen wir uns nicht, stellen wir die betroffene Funktion ein oder du kannst gehen.

Vercel (App-Hosting, Functions in Frankfurt). DatenschutzAVV
Supabase (Datenbank, Auth, Dateispeicher, in Irland). DatenschutzAVV
Hetzner (Server in Deutschland für E-Mail-Sync und Portale). IMAP-Passwörter und Postfach-Sync liegen auf dem E-Mail-Server, bis du trennst. Portal-Session-Cookies liegen auf dem Portal-Server, bis du das Portal löschst. DatenschutzAVV
Trigger.dev (Hintergrundjobs: E-Mail, Pipeline, Portale, Exporte, in Frankfurt). DatenschutzAVV
Google (Gemini über Vertex AI in der EU; Gmail OAuth; optionales Google-Login; Lieferanten-Favicons). DatenschutzCloud Data Processing AddendumGoogle-Auftragsverarbeiter-AVV
OpenAI (Portal-Capture, USA). DatenschutzAVVTrust-Portal
Scaleway (Portal-Capture, Frankreich). DatenschutzVerträge und AVV
Meta (WhatsApp Cloud API). DatenschutzWhatsApp Business terms
Decodo (Netzwerk-Proxy für den Portal-Browser, Litauen). Leitet die verschlüsselte Verbindung zur Lieferanten-Seite weiter und sieht, welche Seite das ist, nicht die Inhalte. DatenschutzAVV
Firecrawl (nur die öffentliche Startseite eines Lieferanten, und nur wenn unser eigener Abruf der Seite nicht brauchbar ist. Beim ersten Sehen der Domain, für eine kurze Firmenbeschreibung). Datenschutz. Kein öffentlicher AVV.
Brandfetch (Lieferanten-Logos von einer Domain). Datenschutz. Kein öffentlicher AVV.
logo.dev (Lieferanten-Logos von einer Domain). DatenschutzAVV
Cloudflare E-Mail-Weiterleitung (docs.billpal.io empfängt weitergeleitete Rechnungsmails; Cloudflare sieht diese Nachrichten). DatenschutzAVV

Einige sitzen in den USA oder sonst außerhalb des EWR. Wo wir personenbezogene Daten aus dem EWR übermitteln, stützen wir uns auf den AVV des Anbieters, Standardvertragsklauseln, das EU-US Data Privacy Framework wo sie teilnehmen, oder eine gleichwertige Garantie.

6. Unsere eigenen Anbieter

Billpal ist Verantwortlicher für diese. Sie liegen außerhalb des Workspace-AVV.

Plausible (cookielose Analytics auf der öffentlichen Seite und den Kontoseiten, nicht in der eingeloggten App). Datenschutz
Loops (Astrodon Corporation; Transaktionsmails und Produkt-Updates). DatenschutzAVV
Stripe (Abos und unsere Rechnungen an dich). DatenschutzAVV
Cloudflare Turnstile (Bot-Check bei Registrierung, Login und Passwort vergessen). DatenschutzAVV
Upstash (Redis für Rate-Limits; gehashte IP). DatenschutzAVV

7. Cookies und Analytics

Nur notwendige Cookies: Login und Betrieb des Dienstes. Keine Einwilligung nötig. Es gibt kein allgemeines Cookie-Banner.
Wenn du über einen Affiliate-Link (?via=) kommst, fragen wir dich, bevor wir ein Rewardful-Cookie setzen. Wenn du ablehnst, setzen wir dieses Cookie nicht. Wenn du über den Link ein Konto erstellst, speichern wir trotzdem, welcher Partner dich geschickt hat, damit er bezahlt werden kann, wenn du ein Abo abschließt.
Plausible auf der öffentlichen Seite und den Kontoseiten (nicht in der eingeloggten App). Cookielos. Keine Analytics-Cookies.

8. Rechtsgrundlage

Vertrag: Konto anlegen und den Dienst liefern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Berechtigtes Interesse: Sicherheit und Produkt-Update-Mails, mit Abmelden in diesen Mails (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
Rechtliche Pflicht: steuerliche Aufbewahrung unserer Abrechnungsunterlagen (Art. 6 Abs. 1 lit. c).

Wo wir Auftragsverarbeiter von Workspace-Daten sind, verarbeiten wir auf deine dokumentierten Weisungen (AGB, diese Erklärung und der AVV).

9. Deine Rechte

Nach der DSGVO hast du das Recht:

Auskunft über deine personenbezogenen Daten.
Berichtigung unrichtiger Daten.
Löschung deiner Daten. Das geht in den Einstellungen oder per Kontakt.
Export deiner Daten. CSV/ZIP-Exporte sind in der App für Belege und Kontakte. Für eine weitere Kopie: support@billpal.io.
Einschränkung oder Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitung.
Widerspruch gegen Verarbeitung auf berechtigte Interessen, inkl. Produkt-Mails. Abmelden geht in diesen Mails.
Einwilligung widerrufen, wo die Einwilligung die Grundlage ist (das Affiliate-Cookie).
Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde (dsb.gv.at).

10. Speicherdauer

Wir speichern deine Daten, solange dein Konto aktiv ist oder wir sie für den Dienst brauchen.
Abrechnungsunterlagen bleiben so lange, wie österreichisches Steuerrecht es verlangt (bis 7 Jahre). Stripe ist das Steuerarchiv für Rechnungen und Abrechnungen. Nach Löschung eines Billpal-Kontos behalten wir einen minimalen Nachweis, dass das Konto existierte, und löschen ihn, wenn dieses Fenster endet.
Ungenutztes Guthaben für weitere Belege verfällt bei Kontolöschung. Es wird nicht erstattet und nicht übertragen.
Wenn du dein Login löschst, werden deine personenbezogenen Daten entfernt. Belege, die zu einem Workspace gehören, bleiben dort, ohne deinen Namen.
Wenn du ein Konto löschst, wählst du Übertragen oder Löschen für jeden Workspace, den du besitzt. Übertragen gibt den Workspace sofort an ein anderes Mitglied. Löschen entfernt die Daten dieses Workspace. Logins anderer Leute bleiben.
Zugang Dritter (E-Mail-Verbindungen, Portal-Sitzungen) wird mit der Löschung widerrufen. Private Zugangsdaten werden nie übertragen.

Die synchronisierte Postfach-Kopie entfällt, wenn du trennst. Importierte Belege und die IDs gegen Duplikate bleiben, bis du den Workspace oder den Beleg löschst. Portal-Sitzungen werden gelöscht, wenn du die Portal-Verbindung oder das Konto löschst. Aufzeichnungen von Beleg-Downloads löschen wir nach 30 Tagen. WhatsApp-Dateien folgen dem Beleg und dem Chat bis zur Löschung. Sprach-Audio speichern wir nicht; das Transkript folgt dem Chat.

11. Sicherheit

Alle Daten sind unterwegs (TLS) und in Ruhe verschlüsselt.
Gmail und Microsoft: OAuth, nur Lesen. Wir bekommen diese Postfach-Passwörter nicht.
IMAP: das Postfach-Passwort liegt auf unserem E-Mail-Host in Deutschland, nicht in der öffentlichen App-Datenbank.
Billpal-Login: jedes Konto braucht einen zweiten Faktor, einen 6-stelligen Code aus einer Authenticator-App (TOTP).
Portal: wir speichern das Lieferanten-Passwort nicht. Session-Cookies liegen auf unserem Portal-Server in Deutschland. Beim Beleg-Download behalten wir eine Sitzungsaufzeichnung 30 Tage. Login wird nicht aufgezeichnet.
IMAP-Passwörter und Postfach-OAuth-Tokens auf dem E-Mail-Host in Deutschland in Ruhe mit AES-256.
Bot-Schutz, Rate-Limits und zeilenweise Zugriffskontrollen.

12. Kinder

Der Dienst ist für Unternehmen. Du musst mindestens 18 sein. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern. Wenn du glaubst, wir haben welche, kontaktiere uns, damit wir sie löschen.

13. Änderungen und Kontakt

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Praxis oder Recht ändert. Bei wesentlichen Änderungen mailen wir dir.
Fragen: support@billpal.io

Danke, dass du Billpal nutzt.