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Kostenlose Rechnungsvorlagen für Excel

Kostenlose Rechnungsvorlagen für Microsoft Excel mit Formeln, als .xlsx-Datei. Ändere Stückzahl oder Preis, um Beträge zu berechnen. Für eine Rechnung im Dokument-Stil verwende die Word-Version desselben Designs.

Nach Format

Dieselben Designs in einem anderen Format. Wähle, was zu deiner Arbeitsweise passt.

Warum eine Excel-Rechnungsvorlage?

Excel ist die richtige Wahl, wenn die Summen automatisch berechnet werden sollen und du Microsoft Office ohnehin nutzt. Jede Vorlage oben enthält Formeln für Beträge, Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag. Du trägst Mengen und Preise ein, Excel rechnet.

  • Formeln schon enthalten

    Beträge, Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag werden beim Tippen aktualisiert.

  • Sieht aus wie eine Rechnung

    Ohne Gitternetzlinien und mit Rahmen nur dort, wo eine Rechnung sie braucht. Das PDF sieht aus wie ein Dokument, nicht wie eine Tabelle.

  • Direkter Download

    Öffnet in Excel für Windows und Mac, LibreOffice, Apple Numbers und Google Sheets.

  • Pro Kunde kopieren

    Speichere die nächste Rechnung über „Speichern unter“ oder dupliziere das Blatt, damit alle Rechnungen in einer Arbeitsmappe bleiben.

  • Als PDF speichern

    Leg den Druckbereich fest, dann Datei > Speichern unter > PDF. Jedes Design passt auf die Seitenbreite.

Was in jeder Vorlage steckt

  • Deine Daten und die deines Kunden

    Firmenname, Anschrift und Kontaktdaten beider Seiten.

  • Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit

    Eine fortlaufende Nummer, das Rechnungsdatum und ein Zahlungsziel, etwa 14 oder 30 Tage.

  • Positionen

    Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Betrag je Position.

  • Zwischensumme, Rabatt, Steuer und Gesamtbetrag

    In den Excel- und Google-Sheets-Versionen automatisch berechnet, in Word und Google Docs von Hand.

  • Bankverbindung und Zahlungsbedingungen

    IBAN und BIC, akzeptierte Zahlungsarten und Zahlungsziel.

  • Notizen und optionale Felder

    Bestellnummer, Projektname, eigene Hinweise oder ein kurzes Dankeschön.

So nutzt du die Rechnungsvorlage in Microsoft Excel

  1. Die .xlsx-Vorlage herunterladen

    Klick auf einer Vorlagenkarte oben auf „Excel herunterladen“. Öffne die .xlsx-Datei in Microsoft Excel, LibreOffice oder Apple Numbers.

  2. Firmendaten und Logo einfügen

    Ersetze in den Kopfzellen Firmenname und Adresse aus den Beispieldaten. Über Einfügen > Bilder setzt du dein Logo an die Stelle des Beispiel-Logos.

  3. Positionen eintragen

    Trag je Zeile Beschreibung, Menge und Einzelpreis ein. Die Betragsspalte multipliziert beides. Für eine weitere Position fügst du zwischen zwei Positionszeilen eine Zeile ein (Rechtsklick auf die Zeilennummer, dann Einfügen) und kopierst die Formel für den Betrag aus der Zeile darüber. Die Zwischensumme rechnet die neue Zeile automatisch mit.

  4. Steuersatz festlegen

    Der Steuersatz steht in der Beschriftung der Steuerzeile, etwa „VAT (20%)“. Ändere die Zahl in der Klammer, dann werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet. Lass kein Leerzeichen vor dem Prozentzeichen, sonst erkennt die Formel den Satz nicht. Manche Designs haben stattdessen eine Steuerspalte, in die du den Satz je Position einträgst.

  5. Als PDF speichern und verschicken

    Leg zuerst den Druckbereich fest: Markiere die Rechnungszellen und wähle Seitenlayout > Druckbereich > Druckbereich festlegen. Dann Datei > Speichern unter und PDF als Dateiformat wählen. Schick das PDF an deinen Kunden und behalte die .xlsx-Datei für spätere Änderungen.

Lass Claude oder ChatGPT die Vorlage ausfüllen

Der kostenlose Rechnungs-Skill füllt jedes dieser 12 Designs nach deiner Beschreibung aus. Er fragt nach den Pflichtangaben, etwa Leistungsdatum und USt-IdNr., und macht aus dem PDF auf Wunsch eine ZUGFeRD-E-Rechnung.

Zum Rechnungs-SkillE-Rechnung prüfen

Excel oder Google Sheets für Rechnungen

Excel und Google Sheets berechnen Rechnungssummen beide automatisch. Sie unterscheiden sich darin, wo die Datei liegt und wie du mit anderen daran arbeitest.

MerkmalExcelSheets
Wo die Datei liegtAls .xlsx-Datei auf deinem GerätIn deinem Google Drive
Offline nutzbarJaMit Drive-Offline-Modus
Echtzeit-ZusammenarbeitEingeschränkt (OneDrive nötig)Eingebaut, kostenlos
KostenMicrosoft Office nötigKostenlos mit Google-Konto
FunktionsumfangAlle Excel-Funktionen plus MakrosDie meisten Excel-Funktionen plus Apps Script
Am besten fürBestehende Excel-AbläufeTeams, die im Browser arbeiten

Häufige Fragen

Gibt es in Microsoft Excel eine kostenlose Rechnungsvorlage?

Die Vorlagengalerie von Excel hat ein paar Rechnungsvorlagen. Die kostenlosen Vorlagen oben gibt es in 12 Designs, mit allen üblichen Feldern und Formeln für Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag. Kostenloser Download als .xlsx-Datei, ohne Registrierung.

Wie erstelle ich eine Rechnung in Excel?

Lade oben eine Excel-Rechnungsvorlage herunter, öffne die .xlsx-Datei und ersetze die Beispieldaten durch deine Firmen- und Kundendaten. Trag die Positionen ein, prüf den Steuersatz, speichere die Rechnung als PDF und schick sie an deinen Kunden.

Wie füge ich mein Logo in eine Excel-Rechnung ein?

Klick auf das Beispiel-Logo und lösch es. Wähle dann Einfügen > Bilder und deine Logo-Datei. An den Ecken passt du die Größe an.

Wie trage ich die Umsatzsteuer in eine Excel-Rechnung ein?

Die meisten Designs lesen den Satz aus der Beschriftung der Steuerzeile, etwa „VAT (20%)“ oder „Tax (10%)“. Ändere die Zahl, dann werden Steuerbetrag und Gesamtbetrag neu berechnet. Designs mit Steuerspalte nehmen den Satz je Position. Die Formel braucht Excel für Microsoft 365, Excel 2024 oder Excel im Web. In älteren Versionen zeigt die Steuerzelle einen Fehler, dann trägst du den Steuerbetrag dort selbst ein.

Wie speichere ich eine Excel-Rechnung als PDF?

Leg zuerst den Druckbereich fest: Markiere die Rechnungszellen und wähle Seitenlayout > Druckbereich > Druckbereich festlegen. Dann Datei > Speichern unter und PDF als Dateiformat wählen. Mit Druckbereich enthält das PDF nur die Rechnung, ohne leere Zellen daneben.

Kann ich dieselbe Excel-Rechnungsvorlage in Google Sheets nutzen?

Nimm dafür die Google-Sheets-Version desselben Designs. Sie hat dasselbe Layout mit eigenen Formeln und öffnet mit einem Klick auf „Kopie erstellen“. Du kannst auch die .xlsx-Datei in Google Drive hochladen, prüf danach aber die Steuerzelle.

Wie füge ich weitere Positionen in meine Excel-Rechnung ein?

Klick mit der rechten Maustaste auf die Zeilennummer einer Position und wähle Einfügen. Excel fügt eine leere Zeile ein, und die Zwischensumme rechnet sie mit. Kopiere die Formel für den Betrag aus der Zeile darüber in die neue Zeile oder zieh das Ausfüllkästchen nach unten.

Und die Rechnungen, die ich bekomme?

Eine Vorlage hilft bei den Rechnungen, die du schreibst. Für die Rechnungen, die du bekommst, gibt es Billpal: Es holt Rechnungen und Belege aus Gmail, Office 365, iCloud oder IMAP, nimmt Fotos von Papierbelegen per WhatsApp an und exportiert alles für DATEV, BMD oder deine Buchhaltungssoftware.

Rechnungen für die Buchhaltung einsammeln.

Billpal holt Rechnungen und Belege dort ab, wo sie schon ankommen, und macht daraus strukturierte, kontierte Daten für deine Buchhaltung.

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