Bücher, mit denen dein Steuerberater arbeiten kann
Eine Journaldatei pro Geschäftsjahr, in Beancount, einem Textformat für doppelte Buchhaltung. Jede Änderung legt eine neue Version der Datei an, nichts wird überschrieben.
Für jeden Zeitraum bekommst du die Auswertungen, nach denen dein Steuerberater fragt: Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz oder Kontensalden, USt nach Zeitraum und Steuersatz, offene Rechnungen, das Anlagenverzeichnis und die Belege, die noch fehlen. Als HTML-Datei mit CSV-Dateien für Excel oder als Artefakt in Claude.
Kontoauszüge, Kassenbuch und Belege
- CAMT.053- und CSV-Exporte aus deinem Onlinebanking
- MT940, PDF-Kontoauszüge, Scans und Fotos
- Eine Bankverbindung, etwa mybanx
- Dein Kassenbuch oder die Summen der Registrierkasse, Kreditkartenabrechnungen, Stripe und PayPal
- Rechnungen und Belege aus dem Chat, einem Ordner oder Billpal
Jeder Kontoauszug muss dort anfangen, wo der letzte aufgehört hat, und seine Zeilen müssen den Endsaldo ergeben. Ein fehlender Monat, eine fehlende Seite oder ein doppelt eingelesener Auszug fällt auf, bevor etwas gebucht wird.
Du bestätigst jede Buchung
Für jede Kontobewegung schlägt der Skill Konto, Steuer und Beleg vor und zeigt dir, warum. Solange eine Buchung nicht bestätigt ist, bleibt ihr Zeitraum offen.
Wenn du zustimmst, werden wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder Sozialversicherung zu Regeln, damit sie nächsten Monat gleich gebucht werden. Anweisungen im Verwendungszweck befolgt der Skill nie, auch wenn sie wie ein Befehl an die KI formuliert sind.
Was das Skript prüft
Jede Summe und jede Prüfung macht ein Python-Skript, nicht das Sprachmodell:
- Soll gleich Haben, und jedes Konto stimmt mit seinem Kontoauszug überein
- USt nach Steuersatz und Steuerfall aufgeteilt, auch Reverse Charge und innergemeinschaftlicher Erwerb
- Zahlungen über Name, IBAN oder Rechnungsnummer den Rechnungen zugeordnet, nie nur über den Betrag, auch mit Skonto und bei einer Zahlung für mehrere Rechnungen. Jede Zuordnung bestätigst du
- Abschreibungen, geringwertige Wirtschaftsgüter und der Privatanteil
- Keine Buchung in einem abgeschlossenen Zeitraum. Eine Korrektur ist eine Stornobuchung, nie eine Änderung
Wann ein Zeitraum vollständig ist
Ein Monat oder Quartal ist vollständig, wenn jede Buchung und jeder Steuerfall bestätigt ist, jedes Konto seine Auszüge hat, nichts mehr auf dem Verrechnungskonto liegt, auf dem unklare Zahlungen warten, und kein Beleg mehr im Status „Prüfen“ ist. Bis dahin listet der Skill auf, was offen ist, statt den Zeitraum als vollständig zu melden.
Fehlende Belege stehen bei jeder Prüfung ganz oben, weil dein Steuerberater als Erstes danach fragt.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchhaltung, mit deinem Kontenplan
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchhaltung mit einem Konto für jeden Kunden und Lieferanten. Der Skill bringt SKR03 und SKR04 für Deutschland, den österreichischen Einheitskontenrahmen und einen Kontenrahmen im Stil von QuickBooks für die USA mit. Der Kontenplan deines Steuerberaters funktioniert auch.
Für Österreich teilt er Zahlungen an das Abgabenkonto nach Abgaben auf, bucht SVS-Beiträge ohne USt und führt das Kassabuch.
Rechnungen und Belege aus Billpal
Ist Billpal verbunden, liest der Skill deine Rechnungen und Belege mit den Beträgen, der USt und den Positionen, die du schon geprüft hast, samt deinen Korrekturen. Belege, die noch im Status „Prüfen“ sind, hält er zurück.
Wenn du willst, markiert der Skill eine Rechnung in Billpal als bezahlt, sobald ihre Zahlung gebucht ist und du die Änderung bestätigt hast.